MyCitya is het online platform van de Citya Immobilier-groep dat de vastgoedzaken van huurders, verhuurders en mede-eigenaars centraliseert. Deze klantenzone is toegankelijk via een browser of mobiele app en biedt de mogelijkheid om documenten te raadplegen, huurbetalingen te volgen of contact op te nemen met het kantoor, zonder erheen te hoeven. Het principe is niet nieuw in de sector, maar de werkelijke meerwaarde van dit soort tools hangt af van wat ze juridisch gezien omvatten en hoe betrouwbaar de getoonde informatie is.
Vastgoedextranet en regelgeving: wat MyCitya moet bieden
Een online omgeving beschikbaar stellen aan mede-eigenaars is niet zomaar een commerciële dienst. Het is een verplichting die is vastgelegd in artikel 18 van de wet van 10 juli 1965 en het decreet nr. 2019-502 van 23 mei 2019. De syndicus moet beveiligde toegang bieden tot de digitale documenten van de mede-eigendom.
Deze verplichting kent een beperking: de algemene vergadering kan besluiten deze dienst niet af te nemen. In de praktijk bieden de meeste professionele syndici, waaronder Citya, de dienst standaard aan. Het extranet wordt dan het belangrijkste kanaal om notulen, betalingsverzoeken of contracten met dienstverleners te raadplegen.
De zaken worden ingewikkelder als het gaat om de juridische waarde van communicatie. Een document raadplegen op het extranet vervangt geen officiële kennisgeving. Een uitnodiging voor een algemene vergadering die bijvoorbeeld op MyCitya wordt geplaatst, vervangt niet de vormvereisten en termijnen voor kennisgeving die in de regelgeving zijn vastgelegd. Een mede-eigenaar die de uitnodiging alleen via het platform heeft ontvangen, kan de geldigheid van de vergadering aanvechten.
Agentschappen van het netwerk, zoals de klantenzone van Alpes Provence Immobilier, gebruiken dezelfde MyCitya-infrastructuur voor verhuurbeheer en mede-eigendom, met dezelfde regels voor beveiligde toegang.
Documenten op MyCitya: tussen de beloofde volledigheid en de werkelijke actualiteit
Op papier biedt MyCitya toegang tot een breed scala aan documenten: huurbewijzen, kostenoverzichten, lopende contracten, technische keuringen en verslagen van algemene vergaderingen. Voor verhuurders worden de ontvangen huurbetalingen en eventuele huurachterstanden centraal bijgehouden.
De kwaliteit van een extranet wordt niet alleen bepaald door de lijst met beschikbare documenten. Ook de actualiteit en volledigheid ervan zijn van belang. Een portaal kan perfect toegankelijk zijn en toch verouderde informatie bevatten: een keuring waarvan de geldigheid is verlopen, een opgezegd onderhoudscontract dat nog steeds wordt weergegeven of voorlopige cijfers die al maanden niet zijn bijgewerkt.
De regelgeving maakt bovendien onderscheid tussen de categorieën documenten die de syndicus beschikbaar moet stellen:
- Lopende contracten (onderhoud, verzekering, dienstverleners), die de actuele contractuele situatie van de mede-eigendom moeten weergeven
- Technische keuringen die nog geldig zijn; de vervaldatum bepaalt of ze relevant zijn voor een verkoop- of renovatieproject
- Persoonlijke documenten van de mede-eigenaar (betalingsverzoeken, rekeningoverzicht), waarvan de actualisering afhangt van hoe vaak de beheerder gegevens invoert
Een MyCitya-gebruiker die uitsluitend afgaat op de weergegeven documenten en niet controleert wanneer ze zijn bijgewerkt, kan beslissingen nemen op basis van verouderde informatie. Het platform toont wat de beheerder erop zet, niet meer en niet minder.
Online verhuurbeheer: wat MyCitya automatiseert en wat niet
Voor verhuurders die hun woning aan een Citya-kantoor toevertrouwen, centraliseert MyCitya het overzicht van huurbetalingen, het aanmaken van huurbewijzen en het raadplegen van beheerverslagen. Via de interface kunnen gebruikers ook schade melden of een technisch probleem in de woning doorgeven.
De automatisering betreft de boekhoudkundige opvolging, niet het contact met de huurder. Rechtstreeks contact tussen verhuurder en huurder verloopt niet via MyCitya. Wil een verhuurder een geschil of een procedure wegens huurachterstand volgen, dan blijft de informatie op het platform beperkt tot wat de beheerder heeft ingevoerd. Hoe snel die informatie wordt bijgewerkt, verschilt per kantoor binnen het netwerk.
Voor huurders zijn de functies beperkt tot het raadplegen van huurbewijzen, het volgen van de waarborgsom en de mogelijkheid om via een formulier contact op te nemen met het kantoor. Via de klantenzone kunnen gebruikers geen huurcontract online ondertekenen of rechtstreeks een digitale plaatsbeschrijving opstellen.
Inloggen en beveiliging van de MyCitya-klantenzone
Inloggen op MyCitya gebeurt met een e-mailadres en wachtwoord. Bij de eerste keer inloggen moet u uw inloggegevens aanmaken via een uitnodigingsmail van het kantoor. Zonder die uitnodiging moet u rechtstreeks contact opnemen met de beheerder om toegang te krijgen.
Citya waarschuwt op zijn website voor pogingen tot fraude en identiteitsdiefstal die op MyCitya-gebruikers zijn gericht. Er circuleren e-mails die de interface van het platform nabootsen om inloggegevens te achterhalen. De belangrijkste voorzorgsmaatregel is om nooit op een link in een e-mail te klikken en alleen in te loggen via het officiële adres my.citya.com.
Op de website vermeldt het platform niet of het tweefactorauthenticatie gebruikt. Voor een omgeving met toegang tot financiële en persoonlijke documenten (kostenoverzichten, bankgegevens, rekeningoverzicht) zou het ontbreken van tweefactorauthenticatie een zwakke plek zijn. Gebruikers die meerdere woningen via MyCitya beheren, doen er goed aan een uniek en sterk wachtwoord te gebruiken.
Bekende beperkingen bij accountherstel
Een wachtwoord herstellen kan via het e-mailadres dat aan het account is gekoppeld. Is dat e-mailadres niet meer actief, dan is de enige oplossing contact opnemen met de klantenservice van Citya. Er is geen alternatieve online procedure voor identiteitsverificatie gedocumenteerd. Dit kan problemen opleveren bij een wisseling van beheerder of een overdracht van de beheerovereenkomst tussen kantoren binnen het netwerk.
MyCitya vervult zijn rol als documentportaal voor verhuurbeheer en mede-eigendom, zolang u rekening houdt met de beperkingen. De waarde van de tool hangt net zo goed af van de zorgvuldigheid waarmee de beheerder de gegevens bijwerkt als van het platform zelf.
