Arkevia, jetzt unter dem Namen MyArkevia zugänglich, ist das digitale Tresor, über das viele französische Arbeitnehmer ihre digitalisierten Gehaltsabrechnungen erhalten. Das Portal wird von Cegedim Business Services verwaltet und dient als Vermittler zwischen dem Arbeitgeber, der die Dokumente hochlädt, und dem Arbeitnehmer, der sie einsehen kann.
Die Anmeldung zum Konto bereitet regelmäßig Schwierigkeiten, insbesondere bei der ersten Aktivierung oder nach einem Arbeitgeberwechsel. Das Verständnis der Architektur des Dienstes ermöglicht es, die meisten dieser Blockaden zu lösen, ohne den Support in Anspruch nehmen zu müssen.
Arbeitnehmerportal und Arbeitgeberportal: eine Verwirrung, die die Verbindung zu Arkevia blockiert
Der erste Reflex vieler Nutzer, die mit einem Anmeldefehler konfrontiert sind, besteht darin, ihre Anmeldedaten mehrmals einzugeben. Das Problem liegt oft vorher: MyArkevia bezeichnet ausschließlich das Arbeitnehmerportal, das sich von der Schnittstelle unterscheidet, die der HR-Service des Unternehmens zum Hochladen der Dokumente verwendet.
Ein Arbeitnehmer, der versucht, sich über einen internen Unternehmenslink oder über die alte Domain arkevia.com anzumelden, läuft Gefahr, auf eine Seite zu gelangen, die nicht seinem persönlichen Bereich entspricht. Das öffentliche Anmeldeportal ist www.myarkevia.com. Die beruflichen Anmeldedaten (Badge, Unternehmens-SSO) funktionieren auf diesem Portal nicht.
Diese Trennung hat einen technischen Grund: Der Arbeitgeber hat Zugang zu einem Tool zum Hochladen und Verwalten, während der Arbeitnehmer über einen Bereich zum Einsehen und Herunterladen verfügt. Die beiden Umgebungen teilen sich weder die gleiche URL noch die gleichen Anmeldedaten. Um auf mein Arkevia-Konto zuzugreifen ohne Fehler, sollte man systematisch von der Adresse MyArkevia ausgehen und die bei der Aktivierung angegebene persönliche E-Mail-Adresse verwenden.
Aktivierung des MyArkevia-Kontos: Die Einladung per E-Mail als Ausgangspunkt
Der Zugang zum digitalen Tresor ist nicht frei. Der Arbeitgeber initiiert die Erstellung des Kontos, indem er dem Arbeitnehmer eine Einladung per E-Mail sendet. Diese E-Mail enthält einen temporären Aktivierungslink und stellt den einzigen Zugangspunkt bei der ersten Anmeldung dar.
Mehrere Situationen können verhindern, dass diese Aktivierung normal verläuft:
- Die Einladung wurde an die berufliche Adresse gesendet, während der Arbeitnehmer das Unternehmen zwischenzeitlich verlassen hat, wodurch der Link unzugänglich wird.
- Die Nachricht wird im Spam- oder Promotionsordner des persönlichen Postfachs eingeordnet, was häufig bei automatisierten E-Mails vorkommt.
- Der Aktivierungslink ist abgelaufen, weil der Arbeitnehmer innerhalb der vorgegebenen Frist nach Erhalt nicht darauf geklickt hat.
In diesen Fällen führt der Weg über den HR-Service des Arbeitgebers, der allein berechtigt ist, eine neue Einladung zu senden. Der MyArkevia-Support kann keinen neuen Aktivierungslink im Namen des Unternehmens generieren.
Passwort vergessen nach der Aktivierung
Sobald das Konto aktiviert ist, funktioniert das Verfahren zur Zurücksetzung des Passworts klassisch über die mit dem Konto verknüpfte E-Mail-Adresse. Die Feinheit liegt in der Wahl dieser Adresse. Wenn der Arbeitnehmer seine berufliche Adresse angegeben hat und nicht mehr im Unternehmen ist, verliert er den Zugang zur Zurücksetzung.
Die persönliche E-Mail-Adresse ist der einzige dauerhafte Link zum Tresor. Sie zu aktualisieren, solange man noch Zugang zum Konto hat, vermeidet spätere Blockaden.
Aufbewahrung von Dokumenten und Kontinuität nach dem Verlassen des Unternehmens
Ein Punkt, der viele Fragen aufwirft, betrifft die Dauer der Aufbewahrung von Dokumenten im Tresor. Mehrere Quellen beschreiben eine Aufbewahrung, die bis zu 50 Jahre oder bis zum 75. Lebensjahr des Arbeitnehmers betragen kann, je nach Dokumenten und Bedingungen des Dienstes. Diese Dauer als “lebenslange” Aufbewahrung darzustellen, wäre ungenau.
Nach dem Verlassen des Unternehmens (Kündigung, Entlassung, Vertragsende) bleibt der Tresor für den Arbeitnehmer zugänglich. Der ehemalige Arbeitgeber lädt keine neuen Dokumente mehr hoch, aber die bereits archivierten bleiben einsehbar und herunterladbar. Die technische Voraussetzung für den Erhalt dieses Zugangs ist, eine gültige und aktuelle persönliche E-Mail-Adresse in den Kontoeinstellungen zu haben.
Was vor dem Verlassen eines Unternehmens zu tun ist
Die Überprüfung der mit dem MyArkevia-Konto verknüpften E-Mail-Adresse sollte Teil der Abgangsformalitäten sein, ebenso wie die Abholung des Restgehalts. Wenn die registrierte Adresse die des Unternehmens ist, sollte sie vor der Deaktivierung des beruflichen Postfachs geändert werden.
Die Rückmeldungen aus der Praxis sind in diesem Punkt unterschiedlich: Einige Arbeitnehmer berichten, dass sie den Support kontaktieren konnten, um ihre Adresse nachträglich zu aktualisieren, während andere angeben, dass das Verfahren eine Genehmigung des ehemaligen Arbeitgebers erfordert, was die Dinge im Falle eines Konflikts oder einer Unternehmensschließung kompliziert.
Arkevia-Tresor über Gehaltsabrechnungen hinaus: Eine wenig bekannte erweiterte Nutzung
Die Hauptnutzung des Tresors bleibt der Empfang der digitalisierten Gehaltsabrechnungen. Der Arbeitgeber lädt dort auch, je nach Fall, Arbeitsverträge, Bescheinigungen oder Dokumente zur Krankenversicherung hoch.
Was die Anleitungen zur Anmeldung selten erwähnen: Der Arbeitnehmer kann dort auch seine eigenen persönlichen Dokumente speichern, wie Ausweisdokumente, externe Bescheinigungen oder Verträge. Diese persönlichen Dokumente sind von denen, die vom Arbeitgeber hochgeladen wurden, getrennt und nur für den Kontoinhaber sichtbar.
Diese Funktion verwandelt den Tresor von einem einfachen Behälter für Gehaltsabrechnungen in einen persönlichen Langzeitarchivbereich. Die Relevanz dieser Nutzung hängt vom Vertrauen ab, das man dem Dienstleister entgegenbringt, und von der garantierten Aufbewahrungsdauer, die an die allgemeinen Geschäftsbedingungen des Dienstes gebunden bleibt.
Vertraulichkeit auf MyArkevia: Was der Arbeitgeber sehen kann
Die Frage kommt häufig auf: Hat der Arbeitgeber Zugang zu den Dokumenten, die der Arbeitnehmer in seinem Tresor einsehen oder speichern kann? Der Arbeitgeber lädt Dokumente hoch, kann jedoch den persönlichen Bereich des Arbeitnehmers nicht einsehen. Er hat auch keine Sichtbarkeit über die Daten der Einsichtnahme oder des Downloads der Gehaltsabrechnungen.
Diese Trennung beruht auf dem regulatorischen Rahmen des digitalen Tresors, der vorschreibt, dass der Inhaber der einzige bleibt, der auf den Inhalt seines Bereichs zugreifen kann. Der Dienst wird zudem von seinem Anbieter als konform mit der DSGVO beschrieben.
Die verfügbaren Daten ermöglichen es nicht, unabhängig alle technischen Maßnahmen zu überprüfen, die ergriffen wurden. Die angegebene Konformität beruht auf den Erklärungen des Dienstleisters, was für die Mehrheit der digitalen Tresore auf dem Markt der Fall ist.
Das MyArkevia-Konto begleitet den Arbeitnehmer während seiner gesamten Karriere, unabhängig von den Arbeitgeberwechseln, vorausgesetzt, die persönliche E-Mail-Adresse bleibt gültig. Diese Adresse, und nicht die Verbindung zu einem bestimmten Unternehmen, stellt den dauerhaften Zugangsschlüssel zum Tresor dar.
