Arkevia, nu toegankelijk onder de naam MyArkevia, is de digitale kluis waar veel Franse werknemers hun gedigitaliseerde loonstroken ontvangen. Het portaal wordt beheerd door Cegedim Business Services en fungeert als tussenpersoon tussen de werkgever die de documenten indient en de werknemer die ze raadpleegt.
De verbinding met het account levert regelmatig problemen op, vooral bij de eerste activatie of na een verandering van werkgever. Het begrijpen van de architectuur van de dienst maakt het mogelijk om de meeste van deze blokkades op te lossen zonder de ondersteuning te hoeven inschakelen.
Werknemersportaal en werkgeversportaal: een verwarring die de verbinding met Arkevia blokkeert
De eerste reflex van veel gebruikers die geconfronteerd worden met een mislukte verbinding is om hun inloggegevens meerdere keren opnieuw in te voeren. Het probleem ligt vaak eerder: MyArkevia verwijst uitsluitend naar het werknemersportaal, dat verschilt van de interface die door de HR-dienst van het bedrijf wordt gebruikt om documenten in te dienen.
Een werknemer die probeert in te loggen via een interne link van het bedrijf of via het oude domein arkevia.com loopt het risico op een pagina te belanden die niet overeenkomt met zijn persoonlijke ruimte. Het openbare inlogportaal is www.myarkevia.com. De professionele inloggegevens (badge, bedrijfs-SSO) werken niet op dit portaal.
Deze scheiding heeft een technische reden: de werkgever heeft toegang tot een indientool en administratie, terwijl de werknemer beschikt over een raadpleeg- en downloadruimte. Beide omgevingen delen noch dezelfde URL, noch dezelfde inloggegevens. Om toegang te krijgen tot mijn Arkevia-account zonder fouten, moet men altijd beginnen vanaf het adres MyArkevia en het persoonlijke e-mailadres gebruiken dat is opgegeven tijdens de activatie.
Activatie van het MyArkevia-account: de uitnodigingsmail als startpunt
Toegang tot de digitale kluis is niet vrij. Het is de werkgever die de creatie van het account in gang zet door een uitnodigingsmail naar de werknemer te sturen. Deze mail bevat een tijdelijke activatielink en is de enige toegangspoort bij de eerste verbinding.
Verschillende situaties kunnen deze activatie verhinderen:
- De uitnodigingsmail is naar het professionele adres gestuurd terwijl de werknemer intussen het bedrijf heeft verlaten, waardoor de link onbereikbaar wordt.
- Het bericht is geclassificeerd in de spam- of promotiefolder van de persoonlijke mailbox, wat vaak gebeurt met geautomatiseerde e-mails.
- De activatielink is verlopen omdat de werknemer niet binnen de gestelde termijn op de link heeft geklikt na ontvangst.
In deze gevallen gaat de oplossing via de HR-dienst van de werkgever, die als enige bevoegd is om een nieuwe uitnodiging te sturen. De MyArkevia-ondersteuning kan geen nieuwe activatielink genereren namens het bedrijf.
Wachtwoord vergeten na activatie
Eenmaal het account geactiveerd, werkt de procedure voor het resetten van het wachtwoord op de gebruikelijke manier via het e-mailadres dat aan het account is gekoppeld. De subtiliteit ligt in de keuze van dit adres. Als de werknemer zijn professionele adres heeft opgegeven en niet meer in het bedrijf is, verliest hij de toegang tot de reset.
Het persoonlijke e-mailadres is de enige duurzame link met de kluis. Het bijwerken ervan terwijl men nog toegang heeft tot het account voorkomt een latere blokkade.
Bewaring van documenten en continuïteit na vertrek uit het bedrijf
Een punt dat veel vragen oproept, betreft de bewaartijd van documenten in de kluis. Verschillende bronnen beschrijven een bewaring die kan oplopen tot 50 jaar of tot 75 jaar van de werknemer, afhankelijk van de documenten en de voorwaarden van de dienst. Deze duur als een “levenslange” bewaring presenteren zou onnauwkeurig zijn.
Na vertrek uit het bedrijf (ontslag, beëindiging van het contract) blijft de kluis toegankelijk voor de werknemer. De voormalige werkgever dient geen nieuwe documenten meer in, maar de al gearchiveerde documenten blijven raadpleegbaar en downloadbaar. De technische voorwaarde om deze toegang te behouden is dat men een geldig en actueel persoonlijk e-mailadres heeft in de accountinstellingen.
Wat te doen voordat je een bedrijf verlaat
Het controleren van het e-mailadres dat aan het MyArkevia-account is gekoppeld, zou deel moeten uitmaken van de vertrekprocedures, net als het innen van het eindsaldo. Als het geregistreerde adres dat van het bedrijf is, moet het worden gewijzigd voordat de professionele mailbox wordt gedeactiveerd.
De ervaringen op dit punt verschillen: sommige werknemers melden dat ze de ondersteuning hebben kunnen contacteren om hun adres achteraf bij te werken, terwijl anderen aangeven dat de procedure een goedkeuring van de voormalige werkgever vereist, wat de zaken compliceert in geval van een conflict of sluiting van het bedrijf.
Arkevia-kluis buiten de loonstroken: een weinig bekende uitgebreide toepassing
Het belangrijkste gebruik van de kluis blijft de ontvangst van gedigitaliseerde loonstroken. De werkgever dient ook, afhankelijk van de situatie, arbeidsovereenkomsten, attesten of documenten met betrekking tot de verzekering in.
Wat de inloggidsen zelden vermelden: de werknemer kan ook zijn eigen persoonlijke documenten opslaan, zoals identiteitsbewijzen, externe attesten of contracten. Deze persoonlijke documenten zijn gescheiden van die van de werkgever en zijn alleen zichtbaar voor de rekeninghouder.
Deze functionaliteit transformeert de kluis van een eenvoudig receptacle voor loonstroken naar een persoonlijke archiefruimte op lange termijn. De relevantie van dit gebruik hangt af van het vertrouwen dat men in de dienstverlener stelt en van de gegarandeerde bewaartijd, die blijft hangen aan de algemene voorwaarden van de dienst.
Privacy op MyArkevia: wat de werkgever kan zien
De vraag komt vaak terug: heeft de werkgever toegang tot de documenten die de werknemer raadpleegt of opslaat in zijn kluis? De werkgever dient documenten in, maar kan de persoonlijke ruimte van de werknemer niet raadplegen. Hij heeft ook geen zicht op de data van raadpleging of download van de loonstroken.
Deze scheiding is gebaseerd op het regelgevend kader van de digitale kluis, dat vereist dat de houder de enige blijft die toegang heeft tot de inhoud van zijn ruimte. De dienst wordt bovendien door de uitgever als conform de AVG beschreven.
De beschikbare gegevens maken het niet mogelijk om onafhankelijk te verifiëren of alle technische maatregelen zijn genomen. De aangekondigde conformiteit is gebaseerd op de verklaringen van de dienstverlener, wat het geval is voor de meeste digitale kluizen op de markt.
Het MyArkevia-account volgt de werknemer gedurende zijn hele carrière, ongeacht de veranderingen van werkgever, op voorwaarde dat het persoonlijke e-mailadres geldig blijft. Dit adres, en niet de link met een bepaald bedrijf, vormt de permanente toegangssleutel tot de kluis.
